Etiketė, užklijuota ant dėžės viršaus ir neperdengta juosta, sumažina rūšiavimo klaidų bei vėlavimo riziką. Sprendžiant, kaip paruošti siuntimo etiketę, svarbiausia ne jos dizainas, o trys dalykai: tikslūs gavėjo duomenys, aiškiai nuskaitomas brūkšninis kodas ir tinkama klijavimo vieta.
Siuntimo etiketė veikia kartu su pakuote. Per maža dėžė gali išsigaubti ir sulankstyti etiketę, o per didelė – palikti nelygų paviršių, ant kurio lipdukas prasčiau laikosi. Todėl etiketę verta ruošti tik tada, kai prekė jau saugiai supakuota į galutinio dydžio dėžę ar kurjerinį voką.
Kokie duomenys turi būti siuntimo etiketėje?
Daugumą etikečių sugeneruoja pasirinkto siuntimo būdo sistema. Jos nereikėtų perrašinėti ranka, jei galima atsispausdinti originalų variantą: jame pateikiamas rūšiavimui reikalingas kodas ir konkretus siuntos numeris. Prieš spausdinant patikrinkite, ar užsakymo informacija sutampa su faktine siunta.
Etiketėje paprastai turi būti šie duomenys:
- gavėjo vardas ir pavardė arba įmonės pavadinimas;
- telefono numeris ir el. paštas, jei jų prašo pasirinktas siuntimo būdas;
- pristatymo adresas arba pasirinkto paštomato duomenys;
- siuntėjo vardas, įmonės pavadinimas ar grąžinimo adresas;
- siuntos numeris ir brūkšninis arba QR kodas.
Gatvės pavadinimą, namo ir buto numerį rašykite taip, kaip nurodė gavėjas. Trumpinimai, praleistas buto numeris ar sukeistas pašto kodas gali nukreipti siuntą į papildomą tikrinimą. E. prekyboje naudinga prieš spausdinimą sutikrinti užsakymo numerį, gavėjo vardą ir pasirinkto terminalo adresą – ypač pakuojant kelias panašias siuntas vienu metu.
Jeigu siunčiate į paštomatą, etiketėje esantis terminalo pavadinimas turi sutapti su pasirinkimu sistemoje. Vien tik ant dėžės užrašytas miesto pavadinimas ar paštomato tinklo pavadinimas nėra pakankama informacija.
Kaip paruošti siuntimo etiketę spausdinimui?
Etiketę spausdinkite 100 procentų masteliu. Spausdinimo lange išjungus automatinį pritaikymą prie lapo, kodas išlieka tokio dydžio, kokį numatė siuntimo sistema. Sumažintas, ištemptas ar per tamsiai atspausdintas brūkšninis kodas gali būti sunkiau nuskaitomas.
Paprastam siuntimui tinka baltas, švarus A4 popierius ir įprastas biuro spausdintuvas. Išspausdintą lapą tiksliai nukirpkite, nepalikdami plataus popieriaus krašto. Mažesniam nuolatinių siuntų kiekiui patogios lipnios etiketės: nereikia papildomai naudoti juostos, o pakavimo eiga tampa greitesnė.
Terminiam etikečių spausdintuvui nereikia dažų ar kasetės, todėl jis racionalus sprendimas, kai sandėlyje kasdien formuojama daugiau siuntų. Vis dėlto svarbu naudoti tinkamo pločio etiketes ir pasirinkti spausdintuvo raiškai pritaikytą failą. Per siaura etiketė gali nukirpti kodą arba pristatymo duomenis.
Prieš klijuodami įvertinkite tris punktus:
- ar visas brūkšninis kodas matomas, be pilkų dryžių ir išblukusių vietų;
- ar tekstas įskaitomas iš arti, o numeriai nesusilieja;
- ar etiketėje nėra užlenkimų, įplyšimų ir klijų dėmių ant kodo.
Jeigu spausdintuvas palieka juostas, pakeiskite kasetę, išvalykite spausdinimo galvutę arba perspausdinkite etiketę kitu įrenginiu. Vienas aiškus spaudinys yra geresnis nei bandymas taisyti kodą rašikliu.
Kur klijuoti etiketę ant dėžės ar voko?
Geriausia vieta yra didžiausia lygi siuntos plokštuma, dažniausiai dėžės viršus. Etiketę klijuokite horizontaliai, visiškai priglauskite prie paviršiaus ir išlyginkite nuo centro į kraštus. Tuomet brūkšninis kodas lieka plokščias, o skaitytuvas jį nuskaito greičiau.
Neklijuokite etiketės per dėžės atidarymo liniją, kampą ar gofruoto kartono sujungimą. Ant lenkimo vietos ji gali atšokti, susiglamžyti arba įtrūkti. Taip pat venkite vietų, kur dėžė apvyniota tampriąja plėvele su ryškiomis raukšlėmis.
Etiketės nereikėtų klijuoti ant šono, jei viršus laisvas ir lygus. Ant šonų transportuojamos dėžės dažniau trinasi į kitų siuntų paviršius. Jei pakuotė yra kurjerinis vokas, pasirinkite plačiausią jo pusę ir prieš klijavimą išleiskite perteklinį orą, kad paviršius nebūtų išsipūtęs.
Nenaudokite vienos etiketės kelioms dėžėms. Kiekviena pakuotė turi turėti savo siuntos numerį, net jei jos keliauja tam pačiam gavėjui. Ant dėžės likusias senas etiketes ir ankstesnius brūkšninius kodus nuimkite arba visiškai uždenkite. Rūšiavimo įranga neturi „spėlioti“, kurį kodą nuskaityti.
Kaip apsaugoti etiketę nuo nusitrynimo ir drėgmės?
Lipni terminė etiketė geriausiai laikosi ant sauso, švaraus kartono. Dulkės, drėgnas paviršius arba šiurkšti, nelygi pakavimo juosta mažina sukibimą. Jei dėžė buvo laikoma vėsioje patalpoje, prieš klijuodami leiskite jai sušilti ir išdžiūti.
Ant paprasto popieriaus atspausdintą etiketę galima pritvirtinti skaidria lipnia juosta, tačiau neklijuokite jos tiesiai per brūkšninį kodą. Blizgus juostos atspindys, oro burbulai ir susidariusios raukšlės kartais apsunkina nuskaitymą. Patikimesnis būdas – užfiksuoti etiketės kraštus arba naudoti skaidrų dokumentų voką, kurio priekinis paviršius lygus.
Jei siunta keliaus drėgnesnėmis oro sąlygomis arba pakuotė gali būti laikoma lauke, dokumentų vokas apsaugo popierių nuo vandens. Toks sprendimas aktualus ne kiekvienai mažai siuntai, tačiau jis praktiškas siunčiant svarbius dokumentus, didesnes dėžes ar reguliariai formuojant verslo užsakymus.
Ant etiketės neklijuokite papildomų lipdukų, nedėkite antspaudo ir nerašykite pastabų šalia brūkšninio kodo. Jei reikia pažymėti pakuotės turinį ar užsakymo numerį vidinei sandėlio kontrolei, naudokite atskirą lipnią etiketę kitoje dėžės vietoje.
Pakuotės dydis lemia ir etiketės saugumą
Tvirta, pagal turinį parinkta dėžė suteikia lygų pagrindą etiketei. Ji neturi būti perpildyta: kai turinys spaudžia sieneles iš vidaus, kartonas išsigaubia, o etiketė gali atsiklijuoti kampuose. Kita vertus, tuščia erdvė dėžėje leidžia prekei judėti, todėl ją reikia užpildyti burbuline plėvele arba pakavimo granulėmis.
Paštomatui rinkitės dėžę pagal jau supakuotos prekės, o ne vien prekės, matmenis. Įvertinkite burbulinės plėvelės storį, papildomą kartono sluoksnį ir etiketės vietą. Paštomatų A, B ir C dydžių dėžės padeda planuoti tūrį, tačiau konkretūs leistini matmenys gali skirtis pagal pasirinktą terminalą ir paslaugą – juos patikrinkite prieš formuodami siuntą.
Greito uždarymo dėžė su klijavimo juostele sutrumpina pakavimo veiksmus, nes nereikia papildomai uždarinėti dugno ir viršaus keliais juostos sluoksniais. Ji tinka, kai svarbus pakavimo tempas ir tvarkingas išorinis paviršius etiketei. Sunkesniems daiktams visada įvertinkite dėžės konstrukciją, turinio svorį ir, jei reikia, papildomai sutvirtinkite uždarymą lipnia juosta.
Galutinis patikrinimas prieš atiduodant siuntą
Prieš perduodami siuntą, palyginkite etiketę su pakuojamu užsakymu dar vieną kartą. Tai ypač svarbu, kai vienu metu ruošiami panašaus dydžio gaminiai arba keli užsakymai tam pačiam miestui. Nuskenuokite kodą telefono kamera, jei jūsų naudojama programa jį atpažįsta, arba bent jau įsitikinkite, kad jis neužlenktas ir neuždengtas.
Trumpas patikrinimas taupo daugiau laiko nei vėlesnis siuntos paieškos aiškinimasis. Pasirinkite dėžę, kuri palieka lygų plotą etiketei, užpildykite laisvą erdvę ir tik tada klijuokite galutinį lipduką. Kai pakuotė ir etiketė paruoštos viena kitai, siunta nuo pakavimo stalo pajuda be papildomų taisymų.